6 ндфл по разным октмо. Какой октмо указывать в декларации при смене юридического адреса

Инструкция по заполнению 6-НДФЛ

Настоящий материал — это инструкция по заполнению расчета по форме 6-НДФЛ (утв. приказом Минфина России от 14.10.15 № ММВ-7-11/450@). Инструкция составлена в виде таблицы, которая представляет собой пошаговое руководство к действию. Бухгалтер может использовать ее в качестве шпаргалки, где в краткой и доступной форме собрана актуальная информация, относящаяся к форме 6-НДФЛ .

Вводная информация

Порядок заполнения и представления расчета по форме 6-НДФЛ утвержден приказом Минфина России от 14.10.15 № ММВ-7-11/450@ . На практике бухгалтеры нередко сомневаются, какие данные указать в расчете в различных нестандартных ситуациях: если начисление и выплата зарплаты приходятся на разные периоды, если «детские» вычеты превышают сумму дохода, если работодатель не делает начислений своим сотрудникам и проч.. Чтобы облегчить процесс заполнения расчета, мы подготовили инструкцию, где в доступной форме объединили требования законодательства и разъяснения чиновников по многочисленным спорным вопросам.

Общие требования к оформлению и представлению расчета по форме 6-НДФЛ

Кто заполняет	Налоговые агенты: организации, предприниматели, нотариусы, адвокаты и представительства иностранных организаций в РФ, которые выплачивают физическим лицам зарплату, вознаграждение по гражданско-правовым договорам, дивиденды и прочие виды доходов (ст. НК РФ).
За какой период составляется	За первый квартал, за полугодие, за девять месяцев, за год.
Куда и когда представляется	В налоговую инспекцию: за первый квартал — не позднее 2 мая 2017 года; за полугодие — не позднее 31 июля 2017 года; за девять месяцев — не позднее 31 октября 2017 года; за год — не позднее 3 апреля 2017 года. Даты указаны с учетом совпадений отчетных дат с выходными в 2017 году. Ведь если указанная дата приходится на выходной или праздник, расчет сдается не позднее ближайшего следующего за ней рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Куда сдается расчет по обособленному подразделению	По месту учета данного подразделения (п. 2 ст. НК РФ). В поле «КПП» указывается код этого подразделения (см. «ФНС уточнила, какой КПП нужно указать при заполнении расчета 6-НДФЛ по обособленному подразделению »). Если у организации несколько подразделений, расположенных в одном муниципальном образовании и зарегистрированных в одной ИФНС, расчеты по всем подразделениям можно представлять только в эту инспекцию. Но по каждому ОКТМО необходимо заполнить отдельный расчет (см. «ФНС разъяснила, как сдавать 6-НДФЛ за обособленные подразделения »).
Куда сдается расчет при смене места нахождения	В инспекцию по новому местонахождению с указанием КПП, присвоенного «новой» ИФНС. При этом: в расчете за период до смены ИФНС указывается ОКТМО по прежнему месту нахождения; в расчете за период после смены ИФНС указывается ОКТМО по новому месту нахождения (см. «Налоговики разъяснили, как заполнять формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ тем организациям, которые встали на учет в новой инспекции »).
Куда сдают расчеты предприниматели на «вмененке» и ПСН, которые наняли работников	В ту инспекцию, где ИП состоит на учете по месту ведения деятельности (п. 2 ст. НК РФ).
В какой форме расчет представляется в налоговую инспекцию	Через интернет посредством оператора ЭДО (электронного документооборота) с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Если налоговый агент выплачивает доходы менее чем 25 физическим лицам, можно сдать расчет на бумажном носителе (п. 2 ст. НК РФ). «Бумажный» расчет должен быть представлен в виде машиноориентированной формы, заполненной от руки или напечатанной на принтере
Что запрещено при заполнении расчета	исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства; двусторонняя печать на бумажном носителе; скрепление листов, приводящее к порче бумажного носителя.
Как нумеровать и подписывать страницы	Нумерация страниц сквозная, начиная с титульного листа. Номер указывается в поле «Стр.» на каждой странице, кроме «001», следующим образом: «002», «003» и т.д. На каждой странице в поле «Достоверность и полноту сведений, указанных на данной странице, подтверждаю» ставится дата подписания и личная подпись налогового агента (руководителя организации, ИП, нотариуса и проч.), либо его представителя.
Что делать, если необходимая информация не умещается на одной странице	Заполняется необходимое количество страниц. Отметим, что при отправке 6-НДФЛ через интернет вопросов с нумерацией страниц и их нехваткой попросту не возникает.
Какими чернилами заполнять расчет	Черного, фиолетового или синего цвета.
Как заполнять текстовые и числовые поля	Слева направо, начиная с крайней левой ячейки или с левого края поля. Если в правой части поля остались незаполненные знакоместа, в них ставятся прочерки (например, «ИНН 5024002119--»).
Что указывать в расчете, если суммовое значение отсутствует	При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль («0»).
Каким оформить расчет для распечатки на принтере	С использованием шрифта Courier New выстой 16-18 пунктов. Допускается отсутствие обрамления знакомест и прочерков для незаполненных знакомест. Значения полей можно выровнять по правому краю (см. «Налоговики рассказали о некоторых особенностях заполнения бумажной формы 6-НДФЛ »). Расположение и размер реквизитов не должны изменяться.
Какая дата считается днем представления расчета	при сдаче в ИФНС — дата фактического представления; при отправлении по почте — дата отправки почтовым отправлением с описью вложения; при направлении по интернету через оператора ЭДО — дата, зафиксированная оператором в подтверждении даты отправки.
Нужно ли сдавать «нулевой» расчет	Если организация или ИП не выплачивали доходы физическим лицам, они не должны сдавать «нулевой» расчет (см. «ФНС: если выплат в пользу физлиц нет, сдавать «нулевой» расчет 6-НДФЛ не обязательно »). Данное правило действует и в отношении обособленного подразделения, не делавшего выплат в пользу физлиц (см. «ФНС разъяснила порядок представления расчета 6-НДФЛ обособленным подразделением организации »).
Что делать, если в расчете за прошлый период обнаружена ошибка	Если неверно указан КПП или ОКТМО, нужно сдать два расчета: уточненный с неправильными КПП или ОКТМО и нулями по всем прочим показателям и первичный с верными КПП или ОКТМО (см. «ФНС разъяснила, что делать при обнаружении ошибок в 6-НДФЛ »). Если искажены доход и сумма НДФЛ, нужно подать уточнения за период, в котором допущена ошибка, и за все последующие периоды этого года (см. «ФНС: в случае перерасчета НДФЛ за первый квартал необходимо подать «уточненки» по 6-НДФЛ за этот и последующие отчетные периоды »).

Заполнение расчета по форме 6-НДФЛ

Раздел 1. Обобщенные показатели

В случае выплаты доходов по разным ставкам, раздел 1 (кроме строк 060-090) заполняется для каждой их ставок

Строка 010 «ставка налога, %»	Указывается соответствующая ставка налога, с применением которой исчислены суммы НДФЛ.
Строка 020 «Сумма начисленного дохода»	Указывается обобщенная по всем физлицам сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала года. Единовременную матпомощь при рождении ребенка, не превышающую 50 000 руб., отражать не надо (см. «ФНС сообщила, в каком случае матпомощь, выплачиваемая при рождении ребенка, не отражается в расчете 6-НДФЛ »). Доход в натуральной форме отражается в периоде, когда доход получен физлицом (см. « »). Дивиденды, выплаченные акционерным обществом, отражаются в периоде выплаты, даже если НДФЛ перечислен в следующем периоде (см. « »). Если зарплата за декабрь выдана в январе следующего года, доход отражается по строке 020 расчета за год. Если зарплата начислена за один период, а срок перечисления НДФЛ приходится на следующий период, доход отражается по строке 020 расчета за период начисления (см. «ФНС разъяснила, как заполнить 6-НДФЛ, если срок перечисления налога наступает в другом периоде » ). Если отпускные выплачены в одном периоде, а отпуск начался в другом периоде, доход отражается по строке 020 расчета за период выплаты (см. « »). Если больничные за декабрь выданы в январе следующего года, доход отражается по строке 020 расчета за первый квартал следующего года (см. « »). Если акт сдачи-приемки работ (услуг) по договору ГПХ подписан в декабре, а вознаграждение выдано в январе следующего года, доход отражается по строке 020 расчета за первый квартал следующего года (см. « »). Если проценты по договору займа начислены в одном периоде, а выплачены в другом, доход отражается по строке 020 расчета за период начисления (см. « »).
Строка 025 «В том числе сумма начисленного дохода в виде дивидендов»	Указывается обобщенная по всем физлицам сумма начисленных дивидендов нарастающим итогом с начала года.
Строка 030 «Сумма налоговых вычетов»	Указывается обобщенная по всем физлицам сумма вычетов, уменьшающих облагаемый доход, нарастающим итогом с начала года.
Строка 040 «Сумма исчисленного налога»	Указывается обобщенная по всем физлицам сумма исчисленного НДФЛ нарастающим итогом с начала года. НДФЛ с дохода в натуральной форме отражается в том периоде, когда этот доход получен физлицом (см. «ФНС разъяснила, как в расчете 6-НДФЛ отразить операцию по выплате дохода в натуральной форме »). НДФЛ с дивидендов, выплаченных акционерным обществом, отражается в периоде выплаты, даже если перечислен в бюджет в следующем периоде (см. «ФНС разъяснила, как заполнить 6-НДФЛ, если дивиденды выплачены в одном периоде, а НДФЛ с них перечислен в следующем периоде »). Начисление, выплата и срок перечисления НДФЛ относятся к разным периодам: Если зарплата за декабрь выдана в январе следующего года, НДФЛ отражается по строке 040 расчета за год (см. « »). Если зарплата начислена за один период, а срок перечисления НДФЛ приходится на следующий период, налог отражается по строке 040 расчета за период начисления (см. « »). Если отпускные выплачены в одном периоде, а отпуск начался в другом периоде, НДФЛ отражается по строке 040 расчета за период выплаты (см. «ФНС уточнила, как заполнить 6-НДФЛ, если выплата отпускных и начало отпуска приходятся на разные отчетные периоды »). Если больничные за декабрь выданы в январе следующего года, НДФЛ отражается по строке 040 расчета за первый квартал следующего года (см. «ФНС сообщила, как отразить в 6-НДФЛ больничное пособие, начисленное работнику за декабрь 2016 года и выплаченное в январе 2017 года »). Если акт сдачи-приемки работ (услуг) по договору ГПХ подписан в декабре, а вознаграждение выдано в январе следующего года, НДФЛ отражается по строке 040 расчета за первый квартал следующего года (см. «ФНС уточнила, как в расчете 6-НДФЛ отразить доход по гражданско-правовому договору, если акт подписан в декабре, а вознаграждение будет выплачено в январе »). Если проценты по договору займа начислены в одном периоде, а выплачены в другом, НДФЛ отражается по строке 040 расчета за период начисления (см. «ФНС сообщила, как заполнить 6-НДФЛ, если проценты, причитающиеся физлицу по договору займа, начислены в одном отчетном периоде, а выплачены в другом »).
Строка 045 «В том числе сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов»	Указывается обобщенная по всем физлицам сумма исчисленного НДФЛ на доходы в виде дивидендов нарастающим итогом с начала года.
Строка 050 «Сумма фиксированного авансового платежа»	Указывается обобщенная по всем физлицам сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая к уменьшению исчисленного НДФЛ с начала года.
Итого по всем ставкам: (Если раздел 1 занимает несколько страниц, строки 060-090 заполняются на первой странице)
Строка 060 «Количество физических лиц, получивших доход»	Указывается общее количество физлиц, получивших доход в налоговом периоде. Если один и тот же человек в течение года увольнялся и снова поступал на работу, его нужно считать один раз.
Строка 070 «Сумма удержанного налога»	Указывается общая сумма удержанного НДФЛ нарастающим итогом с начала года. НДФЛ с дивидендов, выплаченных акционерным обществом, отражаются в периоде выплаты, даже если налог перечислен в бюджет в следующем периоде (см. «ФНС разъяснила, как заполнить 6-НДФЛ, если дивиденды выплачены в одном периоде, а НДФЛ с них перечислен в следующем периоде »). Начисление, выплата и срок перечисления НДФЛ относятся к разным периодам: Если зарплата за декабрь выдана в январе следующего года, НДФЛ отражается по строке 070 расчета за первый квартал следующего года (см. «ФНС сообщила, как заполнить 6-НДФЛ, если зарплата за декабрь выплачена в январе »). В строке 070 расчета за год ставится «0». После удержания налога сдавать уточнения за год с заполненной строкой 070 не нужно (см. «После выплаты зарплаты за прошлый период и, соответственно, удержания НДФЛ представлять уточненный расчет 6-НДФЛ с заполненной строкой 070 не нужно ») Если зарплата начислена за один период, а срок перечисления НДФЛ приходится на следующий период, налог отражается по строке 070 расчета за период начисления (см. «ФНС разъяснила, как заполнить 6-НДФЛ, если срок перечисления налога наступает в другом периоде »). Если отпускные выплачены в одном периоде, а отпуск начался в другом периоде, НДФЛ отражается по строке 070 расчета за период выплаты (см. «ФНС уточнила, как заполнить 6-НДФЛ, если выплата отпускных и начало отпуска приходятся на разные отчетные периоды »). Если больничные за декабрь выданы в январе следующего года, НДФЛ отражается по строке 070 расчета за первый квартал следующего года (см. «ФНС сообщила, как отразить в 6-НДФЛ больничное пособие, начисленное работнику за декабрь 2016 года и выплаченное в январе 2017 года »). Если акт сдачи-приемки работ (услуг) по договору ГПХ подписан в декабре, а вознаграждение выдано в январе следующего года, НДФЛ отражается по строке 070 расчета за первый квартал следующего года (см. «ФНС уточнила, как в расчете 6-НДФЛ отразить доход по гражданско-правовому договору, если акт подписан в декабре, а вознаграждение будет выплачено в январе »). Если проценты по договору займа начислены в одном периоде, а выплачены в другом, НДФЛ отражается по строке 070 расчета за период выплаты (см. «ФНС сообщила, как заполнить 6-НДФЛ, если проценты, причитающиеся физлицу по договору займа, начислены в одном отчетном периоде, а выплачены в другом »).
Строка 080 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом»	Указывается общая сумма НДФЛ, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала года. В частности, в строке 080 указывается НДФЛ с доходов в натуральной форме при отсутствии иных доходов в денежной форме (см. «ФНС разъяснила, как в 6-НДФЛ отражаются суммы налога, не удержанные налоговым агентом »). НДФЛ с натурдохода указывается в периоде, когда доход получен физлицом (см. «ФНС разъяснила, как в расчете 6-НДФЛ отразить операцию по выплате дохода в натуральной форме »). Также в строке 080 указывается НДФЛ с доходов в виде матвыгоды от экономии на процентах при отсутствии иных доходов в денежной форме (см. «ФНС сообщила, как заполнить 6-НДФЛ в случае перерасчета зарплаты за декабрь »). Если зарплата начислена за один период, а выплачена в другом периоде, то в строке 080 расчета за период начисления ставится «0» (см. «ФНС уточнила, как заполнить раздел 1 расчета 6-НДФЛ, если зарплата за последний месяц квартала выплачена в следующем квартале »).
Строка 090 «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом»	Указывается общая сумма НДФЛ, возвращенная физическим лицам, нарастающим итогом с начала года. Сумма возвращенного налога отражается в периоде, когда был произведен возврат (см. «ФНС сообщила, как заполнить 6-НДФЛ при возврате работнику излишне удержанного налога »).

Раздел 2. Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц

В разделе 2 расчета за соответствующий период отражаются только те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода.

Раздел 2 состоит из повторяющихся блоков, в каждый из которых входят строки с 100 по 140.

Один блок заполняется для одной даты фактического получения доходов. Так, для доходов, относящихся к двум датам, нужно заполнить два блока, к трем датам — три блока и т.д.

В случае, когда для доходов с одной датой фактического получения предусмотрены разные сроки перечисления, строки 100-140 заполняются для каждого срока перечисления отдельно (пример такого заполнения — в материале «ФНС разъяснила, как отразить в 6-НДФЛ зарплату и пособия, выплаченные в один день »).

Строки 100-140 заполняются без разбивки по налоговым ставкам (см. «Налоговики разъяснили, как отразить в 6-НДФЛ за полугодие мартовскую зарплату, выплаченную в апреле »).

Начисление, выплата и срок перечисления НДФЛ относятся к разным периодам:

Если зарплата за декабрь выдана в январе следующего года, операция отражается в разделе 2 расчета за первый квартал следующего года (см. «ФНС сообщила, как заполнить 6-НДФЛ, если зарплата за декабрь выплачена в январе »).
Если зарплата выдана в последний день периода, за который начислена, операция отражается в разделе 2 расчета за следующий период (см. «ФНС разъяснила, как заполнить 6-НДФЛ, если срок перечисления налога наступает в другом периоде »).
Если отпускные выплачены в одном периоде, а отпуск начался в другом периоде, операция отражается в разделе 2 расчета за период выплаты (см. «ФНС уточнила, как заполнить 6-НДФЛ, если выплата отпускных и начало отпуска приходятся на разные отчетные периоды »).
Если больничные за декабрь выданы в январе следующего года, операция отражается в разделе 2 расчета за первый квартал следующего года (см. «ФНС сообщила, как отразить в 6-НДФЛ больничное пособие, начисленное работнику за декабрь 2016 года и выплаченное в январе 2017 года »).
Если акт сдачи-приемки работ (услуг) по договору ГПХ подписан в декабре, а вознаграждение выдано в январе следующего года, операция отражается в разделе 2 расчета за первый квартал следующего года (см. «ФНС уточнила, как в расчете 6-НДФЛ отразить доход по гражданско-правовому договору, если акт подписан в декабре, а вознаграждение будет выплачено в январе »).
Если проценты по договору займа начислены в одном периоде, а выплачены в другом, операция отражается в разделе 2 расчета за период выплаты (см. «ФНС сообщила, как заполнить 6-НДФЛ, если проценты, причитающиеся физлицу по договору займа, начислены в одном отчетном периоде, а выплачены в другом »).

Строка 100 «Дата фактического получения дохода»	Указывается дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130: для зарплаты и премии (кроме годовой и квартальной) указывается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. НК РФ. Данное правило соблюдается, даже если последний день месяца приходится на выходной (см. «ФНС уточнила, как отразить в 6-НДФЛ доход в виде зарплаты, если последний день месяца приходится на выходной или праздник »); для отпускных и больничных указывается день выплаты (подп. 1 п. 1 ст. НК РФ); для квартальной или годовой премии указывается последнее число месяца, в котором подписан приказ о премировании (см. «Налоговики изменили позицию по вопросу отражения в 6-НДФЛ премий за результаты работы »); для вознаграждения по договору ГПХ указывается день выплаты (подп. 1 п. 1 ст. НК РФ); для доходов в натуральной форме указывается дата, когда такой доход получен физлицом (подп. 1 п. 1 ст. НК РФ; см. «ФНС разъяснила, как в расчете 6-НДФЛ отразить операцию по выплате дохода в натуральной форме »); для дивидендов указывается дата выплаты (подп. 1 п. 1 ст. НК РФ); для сверхнормативных суточных указывается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. НК РФ); для дохода от экономии на процентах указывается последний день каждого месяца в течение срока, на который был предоставлен кредит (под. 7 п. 1 ст. НК РФ).
Строка 110 «Дата удержания налога»	Указывается дата удержания НДФЛ с доходов, отраженных по строке 130. Если удержать НДФЛ с натурдохода невозможно, в строке 110 ставится «00.00.0000» (см. « »). »).
Строка 120 «Срок перечисления налога»	Указывается дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма НДФЛ: для всех видов дохода (кроме больничных, отпускных и дивидендов, выплаченных акционерным обществом) указывается день, следующий за днем выплаты дохода (п. 6 ст. НК РФ); для больничных и отпускных указывается последнее число месяца, в котором они выплачены (п. 6 ст. НК РФ). Данное правило соблюдается, даже если работник ушел в отпуск с последующим увольнением (см. «ФНС сообщила, как заполнить 6-НДФЛ, если работник уходит в отпуск с последующим увольнением »); для дивидендов, выплаченных акционерным обществом, указывается дата по истечении месяца со дня выплаты (подп. 3 п. 9 ст. 226.1 НК РФ; см. «ФНС разъяснила, как заполнить 6-НДФЛ, если дивиденды выплачены в одном периоде, а НДФЛ с них перечислен в следующем периоде »). Если день перечисления НДФЛ приходится на выходной или праздник, указывается ближайший следующий за ним рабочий день (см. «ФНС разъяснила, как заполнить 6-НДФЛ, если срок перечисления НДФЛ приходится на выходной »). Если удержать НДФЛ с натурдохода невозможно, в строке 120 ставится «00.00.0000» (см. «ФНС разъяснила порядок заполнения отдельных строк в расчете 6-НДФЛ при выплате дохода в натуральной форме »). В случае, когда вычеты на детей превысили доход, ставится «00.00.0000» (см. «Налоговики рассказали, как заполнять 6-НДФЛ, если сумма стандартных вычетов на детей превысила размер дохода »).
Строка 130 «Сумма фактически полученного дохода»	Указывается обобщенная сумма доходов (без вычитания удержанного НДФЛ) на дату, отраженную в строке 100.
Строка 140 «Сумма удержанного налога»	Указывается обобщенная сумма НДФЛ, удержанного на дату, отраженную в строке 100. Для доходов в натуральной форме ставится «0» (см. «ФНС разъяснила, как в расчете 6-НДФЛ отразить операцию по выплате дохода в натуральной форме »). В случае, когда вычеты на детей превысили доход, ставится «0» (см. «Налоговики рассказали, как заполнять 6-НДФЛ, если сумма стандартных вычетов на детей превысила размер дохода »).

У индивидуальных предпринимателей иногда возникает ситуация, когда необходимо сдавать отчеты 6-НДФЛ и 2-НДФЛ в один и тот же налоговый орган, но по разным кодам ОКТМО. Казалось бы - ничего сложного, однако, при попытке сформировать такую отчетность в программе «1С:ЗУП 3.1» возникают непредвиденные проблемы. Давайте рассмотрим пути их решения на конкретном примере.

В программе «1С:ЗУП 3.1» создадим организацию - индивидуального предпринимателя и укажем для него регистрацию в налоговом органе, прописав соответствующий код налоговой и ОКТМО (см. рис. 1)

рис. 1

У индивидуального предпринимателя есть два подразделения Магазин 1 и Магазин 2, которые территориально расположены в разных городах, имеющих различный код ОКТМО. Допустим, ОКТМО Магазина 1 совпадает с ОКТМО регистрации индивидуального предпринимателя, а ОКТМО Магазина 2 - отличается. Для того, чтобы завести отдельную регистрацию в налоговом органе для Магазина 2, в первую очередь устанавливаем флажок У организации есть филиалы (обособленные подразделения) (см. рис. 2). В данной ситуации это, скорее, формальность, поскольку ни о каких обособленных подразделениях у индивидуального предпринимателя речь не идет. Однако, в программе это единственный способ завести отдельную регистрацию в налоговом органе для подразделения, поэтому флажок придётся поставить.

рис. 2

Далее через главное меню заходим в справочник «Регистрации в налоговом органе» и создаем новый элемент этого справочника. Код налоговой указываем тот же самый, что и для основной регистрации, так как оба подразделения относятся к одной и той же межрайонной налоговой. Код ОКТМО указываем новый (см. рис. 3).

рис. 3

Казалось бы всё хорошо и правильно, но, при попытке сохранить вновь созданный элемент, получаем сообщение «Для данной организации уже существует запись с указанным кодом налогового органа» (см. рис. 4).

рис. 4

Встроенный алгоритм проверки не позволяет создать для одной и той же организации регистрации с разным ОКТМО. Как же быть? Неужели придется делить отчеты 2-НДФЛ и 6-НДФЛ вручную? Давайте попробуем использовать нестандартный подход.

Сначала изменим код налогового органа на какой-либо другой, чтобы программа позволила нам записать элемент справочника (см. рис. 5)

рис. 6

Далее открываем Главное меню -> Все функции -> Обработки -> Групповое изменение реквизитов . В секции Выбор элементов для изменения в поле Изменять выбираем справочник . Также устанавливаем условие отбора в качестве ссылки на проблемный элемент справочника (см. рис. 7).

рис. 7

Затем нажимаем на кнопку Дополнительные параметры и устанавливаем флажки Показывать служебные реквизиты и Режим разработчика (см. рис. 8).

Как результат, получаем два элемента справочника Регистрации в налоговом органе с одним и тем же кодом налоговой и разными кодами ОКТМО (см. рис 9).

рис. 9

Их можно будет выбрать в отчетах 6-НДФЛ и 2-НДФЛ и автоматически сформировать два отчета по разным ОКТМО в одну и ту же ИФНС.

Законодатели постоянно пытаются усовершенствовать систему контроля за исчислением и уплатой налогов, в том числе путем введения новых видов отчетности. Так, в прошлом году у налоговых агентов появилась новая обязанность по сдаче отчетности по форме 6-НДФЛ. При этом четких методических указаний о порядке ее заполнения нет до сих пор. Более того, позиция Минфина России и ФНС России по некоторым вопросам неоднократно менялась в течение года. Систематизируем правила подготовки расчета 6-НДФЛ с учетом имеющихся на сегодняшний день разъяснений контролирующих органов.

Общие положения о порядке представления отчетности по форме 6-НДФЛ

С 1 января 2016 г. налоговые агенты ежеквартально отчитываются перед налоговыми органами по форме 6-НДФЛ 1 (п. 2. ст. 230 НК РФ в редакции Федерального закона РФ от 02.05.2015 № 113-ФЗ).

Подавать в налоговые органы расчет по форме 6-НДФЛ должны все лица, признаваемые налоговыми агентами по НДФЛ (письма Минфина России от 07.12.2015 № 03-04-06/71300, от 02.11.2015 № 03-04-06/63268). К числу таких лиц относятся также нотариусы, занимающиеся частной практикой, и адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, признаваемые налоговыми агентами по НДФЛ, индивидуальные предприниматели, которые признаны налоговыми агентами при выплате доходов физическим лицам (письма ФНС России от 03.12.2015 № БС-3-11/4605@, от 25.02.2016 № БС-3-11/763@).

Если лицо не признается налоговым агентом (например, не начисляет и не выплачивает доходы физическим лицам), подавать расчет не нужно (п. 2 ст. 230 НК РФ, письма ФНС России от 08.06.2016 № ЗН-19-17/97, от 04.05.2016 № БС-4-11/7928@).

Об отсутствии оснований для перечисления НДФЛ и обязанности представления расчета 6-НДФЛ (отсутствие производственной деятельности) целесообразно написать письмо в инспекцию, особенно в случае, когда организация выплачивала доход ранее и подавала об этом данные в налоговый орган, ведь проверяющие могут посчитать, что компания не представила отчетность и заблокировать расчетные счета. В случае представления указанными лицами «нулевого» расчета по форме 6-НДФЛ такой расчет будет принят налоговым органом в установленном порядке.

Отчетность по форме 6-НДФЛ должна быть подана в налоговые органы в течение месяца, следующего за первым кварталом, полугодием и девятью месяцами (отчетные периоды). Расчет за год подается не позднее 1 апреля следующего года.

Напомним сроки предоставления расчета в 2016 г. и по его итогам:

Расчет по общему правилу подается в электронной форме. Однако если число физических лиц, получивших доходы от налогового агента в налоговом периоде, составляет до 25 человек, он может направить этот документ на бумажном носителе (абз. 7 п. 2 ст. 230 НК РФ).

Расчет сумм НДФЛ по общему правилу подается налоговыми агентами в инспекцию по месту своего учета (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Отчитаться по НДФЛ за работников обособленного подразделения нужно по месту учета обособленного подразделения (абз. 4 п. 2 ст. 230 НК РФ). Если налоговый агент и его обособленные подразделения (дополнительные офисы) стоят на учете в одном налоговом органе, но находятся в различных муниципальных образованиях, Расчет по форме 6-НДФЛ заполняется налоговым агентом отдельно по каждому обособленному подразделению, включая те случаи, когда обособленные подразделения состоят на учете в одном налоговом органе (письма ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984 , от 09.11.2016 № БС-4-11/21223@).

Налоговый агент, отнесенный к категории крупнейших налогоплательщиков, имеет право по всем доходам, выплачиваемым работникам, как организацией, так и ее обособленным подразделением, представлять расчет 6-НДФЛ по своему выбору. Либо в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика, либо в налоговый орган по месту учета такого налогоплательщика по соответствующему обособленному подразделению (письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984).

Если организация в течение периода изменила место нахождения, у нее изменится ОКТМО. В этом случае налоговые агенты представляют несколько отчетов с разными ОКТМО, разбивая платежи между отчетами в соответствии с произведенными перечислениями налога в бюджет. Данное правило закреплено в п. 1.10 Порядка заполнения и представления формы 6-НДФЛ.

По закрытому обособленному подразделению расчет 6-НДФЛ сдается по месту учета головного офиса организации, хотя инспекторы рекомендуют сдать расчет до закрытия подразделения (письмо ФНС России от 02.03.2016 № БС-4-11/3460@).

Заметим также, что организация, имеющая обособленные подразделения, при заполнении расчета по форме 6-НДФЛ в поле «КПП» проставляет КПП по месту учета организации по месту нахождения ее обособленного подразделения (п. 2.2 Порядка заполнения формы 6-НДФЛ). Если был указан некорректный КПП, представляется уточненный расчет с указанием соответствующего номера корректировки. Такие разъяснения дала ФНС России в письме от 23.03.2016 № БС-4-11/4900@.

Ответственность за нарушения, связанные с расчетом 6-НДФЛ

За непредставление в срок ежеквартального расчета по НДФЛ налоговому агенту грозит штраф - 1000 руб. за каждый полный или неполный месяц нарушения, установленного срока (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Кроме того, налоговый орган вправе принять решение о приостановлении операций по счетам в банке в том случае, если расчет не представлен в течение 10 дней после окончания установленного срока (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

За каждый поданный документ с недостоверными сведениями налоговый агент заплатит 500 руб. Освобождение от ответственности возможно, если налоговый агент представит уточненные документы (расчет 6-НДФЛ или справку 2-НДФЛ) в инспекцию до того, как узнает, что она обнаружила недостоверность поданных сведений (ст. 126.1 НК РФ).

Положения налогового законодательства, непосредственно влияющие на заполнение формы 6-НДФЛ

Много вопросов возникает по поводу отражения в расчете по форме 6-НДФЛ дат удержания и перечисления сумм НДФЛ. Поэтому обращаем внимание, что порядок заполнения формы 6-НДФЛ во многом определяется прямыми указаниями Налогового кодекса РФ, а именно ст. 223 НК РФ (дата фактического получения дохода) и 226 НК РФ (сроки перечисления НДФЛ). Статья 223 НК РФ влияет, в частности, на заполнение строки 020 раздела 1, строки 100 раздела 2 формы 6-НДФЛ, а ст. 226 НК РФ - на заполнение строки 120 раздела 2 названной формы.

Напомним, что с 1 января 2016 г. в НК РФ установлены следующие даты фактического получения дохода (ст. 223 НК РФ).

1. Последний день месяца, за который работнику был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (для дохода в виде оплаты труда).

2. Последний день работы, за который работнику был начислен доход (в случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца для дохода в виде оплаты труда).

3. День выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (при получении доходов в денежной форме, за исключением п. 1 и 2).

4. День передачи доходов в натуральной форме - при получении доходов в натуральной форме.

5. День приобретения товаров (работ, услуг), приобретения ценных бумаг - при получении доходов в виде материальной выгоды от их приобретения.

6. День зачета встречных однородных требований.

7. День списания в установленном порядке безнадежного долга с баланса организации.

8. Последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.

9. Последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства, при получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств.

Порядок и сроки уплаты налога налоговыми агентами установлены в ст. 226 НК РФ. Наиболее важными для заполнения формы 6-НДФЛ являются следующие положения ст. 226 НК РФ:

Исчисление сумм налога производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода, определяемую в соответствии со ст. 223 НК РФ (п. 3 ст. 226 НК РФ);

Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных п. 4 ст. 226 НК РФ;

Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ).

При выплате налогоплательщику дохода в натуральной форме или получении налогоплательщиком дохода в виде материальной выгоды удержание исчисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых доходов, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику в денежной форме (п. 4 ст. 226 НК РФ). При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50% суммы выплачиваемого дохода в денежной форме.

Кроме того, необходимо помнить, что Кодекс обязывает налогового агента при невозможности в течение налогового периода удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога.

При выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Итак, по общему правилу удержанный НДФЛ должен быть перечислен не позднее даты, следующей за днем выплаты дохода. Исключение касается отпускных и пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком). Удержанный с этих выплат НДФЛ нужно перечислять в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором они выплачены.

Сроки перечисления НДФЛ с учетом положений ст. 226 НК РФ приведены в табл. 1.

Таблица 1. Сроки перечисления НДФЛ

Важно!

Если последний день срока приходится на день, признаваемый в соответствии с законодательством РФ выходным и (или) нерабочим праздничным днем, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Следовательно, если срок перечисления НДФЛ попадает на выходной нерабочий день, строка 120 расчета 6-НДФЛ заполняется с учетом правил переноса (письмо ФНС России от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@), а дата фактического получения дохода не переносится (письмо ФНС России от 16.05.2016 № БС-3-11/2169).

Общие правила заполнения разделов 1 и 2 расчета 6-НДФЛ

Форма расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) состоит из титульного листа и двух разделов:

Раздел 1. Обобщенные показатели;

Раздел 2. Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц.

На титульном листе расчета 6-НДФЛ, заполняемого по физлицам, которые получили доходы от обособленного подразделения организации, по строкам ««КПП» и «Код по ОКТМО» необходимо указать КПП и ОКТМО этого обособленного подразделения (письма ФНС России от 30.12.2015 № БС-4-11/23300@, от 28.12.2015 № БС-4-11/23129@).

В Разделе 1 фиксируются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного НДФЛ нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке. Если налоговый агент в течение периода представления расчета выплачивал физическим лицам доходы, облагаемые по разным ставкам (строка 010), то разд. 1 (за исключением строк 060-090) заполняется для каждой из ставок. Строки 060-090 с итоговыми показателями по всем ставкам заполняются тогда только на первой странице указанного раздела.

Сумма начисленного дохода (строка 020 разд. 1) - это общая сумма фактически полученных налогоплательщиком доходов в соответствующем периоде (например, I квартале, полугодии и т.д.). Определяется на основании ст. 223 НК РФ. В этой строке указываются все доходы, начисленные за период представления расчета (письма ФНС России от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@, от 18.03.2016 № БС-4-11/4538@). В этой строке не указываются доходы, которые в полной сумме не облагаются НДФЛ, например пособия по беременности и родам (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Строка 040 раздела 1 (сумма исчисленного налога) заполняется с учетом вычетов по НДФЛ.

Если организация к трудовой деятельности привлекает иностранных граждан с патентами (это касается иностранцев, прибывших в РФ в безвизовом режиме), то в разд. 1 (строка 050) отражается сумма фиксированных авансовых платежей по НДФЛ, которые были уплачены иностранцами и теперь принимаются в уменьшение суммы исчисленного налога с их доходов.

Что касается порядка заполнения строки 060 раздела 1: здесь указывается общее количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. В Порядок заполнения формы 6-НДФЛ добавлено: в случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же физического лица, количество физических лиц не корректируется.

По строке 070 «Сумма удержанного налога» раздела 1 указывается общая сумма налога, удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода. По строке 080 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» раздела 1 указывается общая сумма налога, не удержанная на отчетную дату налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода, с учетом положений п. 5 ст. 226 Кодекса и п. 14 ст. 226.1 Кодекса (письмо ФНС России от 14.06.2016 № БС-3-11/2657@).

По строке 080 - общую сумму неудержанного НДФЛ (по всем ставкам). В этой строке отражаются только те суммы исчисленного НДФЛ, которые организация уже не сможет удержать у физических лиц (п. 3.4 Контрольных соотношений, направленных письмом ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@). По этой строке не указываются суммы НДФЛ, исчисленные на отчетную дату и отраженные по строке 040 раздела 1 расчета 6-НДФЛ, которые будут удержаны из доходов физических лиц в будущем.

Например, по строке 080 разд. 1 расчета 6-НДФЛ за II квартал не отражаются суммы НДФЛ, исчисленные с зарплаты за июнь, выплаченной в июле (письма ФНС России от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@, от 24.05.2016 № БС-4-11/9194). Таким образом, в данной строке отражается сумма налога, удержать которую из доходов налогоплательщика у налогового агента нет возможности. Суммы, по которым момент удержания на отчетную дату не наступил, указывать в строке 080 разд. 1 расчета по форме 6-НДФЛ не нужно.

В разделе 2 представлено всего пять строк (100, 110, 120, 130 и 140). В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период отражаются только те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода.

Строка 100 раздела 2 «Дата фактического получения дохода» заполняется с учетом положений ст. 223 Кодекса, строка 110 раздела 2 «Дата удержания налога» заполняется с учетом положений п. 4 ст. 226 и п. 7 ст. 226.1 Кодекса, строка 120 раздела 2 «Срок перечисления налога» заполняется с учетом положений п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 Кодекса. Например, операция по оплате отпуска с последующим увольнением в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал 2016 г. может быть отражена следующим образом: по строке 100 указывается 15.03.2016, по строке 110 - 15.03.2016, по строке 120 - 31.03.2016, по строкам 130, 140 - соответствующие суммовые показатели (письмо ФНС России от 11.05.2016 № БС-3-11/2094@).

В строке 120 приводится дата, не позднее которой сумма налога должна быть перечислена в бюджет. По строке 140 отражается обобщенная сумма удержанного налога в дату, указанную по строке 110. По строке 130 «Сумма фактически полученного дохода» раздела 2 указывается обобщенная сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога) в указанную в строке 100 дату. В данной строке указывается, в частности, сумма дохода работника за выполнение трудовых обязанностей (без вычитания суммы удержанного НДФЛ), которая установлена трудовым договором (письмо ФНС от 14.06.2016 № БС-3-11/2657@).

По строке 130 указывается обобщенная сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога) в указанную по строке 100 дату (письма ФНС России от 14.06.2016 № БС-3-11/2657, от 20.06.2016 № БС-4-11/10956@).

По строке 140 отражается общая сумма удержанного НДФЛ с доходов, отраженных в строке 130 (письмо ФНС России 20.06.2016 № БС-4-11/10956@), при этом ставка, по которой эти доходы облагаются НДФЛ, значения не имеет. То есть в одном блоке строк 100-140 раздела 2 могут быть отражены доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам (п. 1 письма ФНС России от 27.04.2016 № БС-4-11/7663).

Если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога, строки 100-140 заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно (письма ФНС России от 18.03.2016 № БС-4-11/4538@, от 24.03.2016 № БС-4-11/5106, от 23.03.2016 № БС-4-11/4900@, от 16.05.2016 № БС-4-11/8609).

Например, если трем работникам отпускные выплачены 16 мая, 17 мая и 18 мая 2016 г. соответственно, данные операции отражаются в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие следующим образом.

Заполняются три блока.

В первом блоке:

По строке 100 указывается 16.05.2016;

По строке 110 - 16.05.2016;

По строке 120 - 31.05.2016;

Во втором блоке:

По строке 100 указывается 17.05.2016;

По строке 110 - 17.05.2016;

По строке 120 - 31.05.2016;

По строкам 130 и 140 - соответствующие суммы.

В третьем блоке:

По строке 100 указывается 18.05.2016;

По строке 110 - 18.05.2016;

По строке 120 - 31.05.2016;

По строкам 130 и 140 - соответствующие суммы.

Актуальные позиции Минфина и ФНС по спорным вопросам заполнения и представления формы 6-НДФЛ

Представление уточненного расчета форме 6-НДФЛ в случае, если в первичном расчете бухгалтер неверно указал КПП и (или) код по ОКТМО организации (Письмо ФНС от 12.08.2016 № ГД-4-11/14772).

Напомним, что в строке «КПП» для организации отражается КПП по месту ее нахождения, а в случае заполнения формы расчета 6-НДФЛ организацией, имеющей обособленные подразделения, в данной строке проставляется КПП по месту нахождения обособленного подразделения организации.

Расчет по форме 6-НДФЛ заполняется по каждому коду ОКТМО отдельно. Итак, в случае выявления названных ошибок необходимо составить и представить в налоговый орган два новых расчета (данный порядок будет действовать до утверждения новой формы расчета 6-НДФЛ):

Уточненный расчет. В нем отражаются те же (неправильные) показатели строк «КПП», «Код по ОКТМО», во всех числовых показателях расчета проставляются нули;

Первичный расчет. В нем указываются правильные показатели строк «КПП», «Код по ОКТМО» и дублируются все числовые показатели представленного ранее расчета.

Для достоверного формирования состояния расчетов с бюджетом в случае изменения данных в карточке расчета с бюджетом после представления уточненных расчетов налоговики рекомендуют представить в налоговый орган заявление на уточнение ошибочно заполненных реквизитов расчетных документов в соответствии с п. 7 ст. 45 НК РФ.

Напомним, что, если налогоплательщик обнаружил в поданной им в налоговый орган налоговой декларации недостоверные сведения, а также ошибки, не приводящие к занижению суммы налога, подлежащей уплате, он вправе представить «уточненку». При этом мера ответственности, предусмотренная п. 1.2 ст. 126 НК РФ за представление деклараций с нарушением срока, к данному налогоплательщику не применяется (ст. ст. 81, 111 НК РФ). Таким образом, в случае, если исправленный расчет по форме 6-НДФЛ будет направлен в налоговый орган после установленного срока (за I квартал 2016 г. - 4 мая, полугодие - 1 августа, девять месяцев 2016 г. - 31 октября), штрафные санкции к организации применены не будут.

«Нулевые» расчеты (письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984). Если российская организация и индивидуальный предприниматель не имеют работников, а также не производят выплату доходов физическим лицам, обязанности по представлению расчета по форме 6-НДФЛ не возникает.

Доход в натуральной форме (письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984). В этом случае днем выплаты дохода является день передачи доходов в натуральной форме (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК). Если оплата труда производится в натуральной форме, датой фактического получения такого дохода признается последний день месяца, за который начислен доход. В письме эта ситуация рассматривается на примере составления формы 6-НДФЛ за первое полугодие 2016 г. В случае если работнику 01.06.2016 выплачивается доход в натуральной форме (других доходов нет), данная операция отражается в строках 020, 040, 080 раздела 1 и строках 100-140 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г.

В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. данная операция должна быть отражена следующим образом:

По строке 100 указывается 01.06.2016;

По строкам 110, 120 - 00.00.0000;

По строке 130 - соответствующий суммовой показатель;

По строке 140 - 0.

Налоговые вычеты (письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984). Строка 030 «Сумма налоговых вычетов» заполняется согласно значениям кодов видов вычетов налогоплательщика, утвержденных приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов». Доходы, не подлежащие обложению налогом на доходы физических лиц: В расчете по форме 6-НДФЛ не отражаются доходы, не подлежащие обложению налогом на доходы физических лиц, перечисленные в ст. 217 НК РФ (письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984)

Заполнение строки 080 раздела 1 (письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984). По строке 080 «общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом нарастающим итогом с начала налогового периода» раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ указывается общая сумма налога, не удержанная на отчетную дату налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода, с учетом положений п. 5 ст. 226 и п. 14 ст. 226.1 Кодекса. По данной строке отражается общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом с полученных физическими лицами доходов в натуральной форме и в виде материальной выгоды при отсутствии выплаты иных доходов в денежной форме. Переходящая заработная плата: Поскольку удержание суммы налога с дохода в виде заработной платы, начисленной за июнь, но выплаченной в июле, налоговым агентом должно производится в июле непосредственно при выплате заработной платы (при условии отсутствия выплат доходов в январе-июне), в строках 070 и 080 раздела 1 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. проставляется «0». Данная сумма налога отражается в строке 040 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 года. При этом данная сумма налога должна быть отражена в строке 070 раздела 1, а также непосредственно сама операция в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за девять месяцев 2016 г. (письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984).

Премия к юбилею (письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984). Если работнику доход в виде премии к юбилею в размере 10 000 руб. выплачен 20.05.2016, то данная операция отражается в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. следующим образом: по строке 100 указывается 20.05.2016; по строке 110 - 20.05.2016; по строке 120 - 23.05.2016 (с учетом п. 7 ст. 6.1 Кодекса, первый рабочий день, следующий за днем удержания налога); по строке 130 - 10 000; по строке 140 - 1300.

Заработная плата, пособие по временной нетрудоспособности, в том числе за счет средств работодателя, доплата к пособию по временной нетрудоспособности (письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984). Особенности заполнения расчета в данном письме разъяснены на следующем примере.

В мае 2016 г. работнику начислена заработная плата 10 000 руб., назначено пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня за счет работодателя 1000 руб., за счет ФСС России 2000 руб., начислена доплата до среднего заработка на период нетрудоспособности по коллективному договору 2000 руб. Вычеты по НДФЛ не предоставлялись. Исчислен НДФЛ с заработной платы и доплат 1560 руб. [(10 000 + 2000) х 13%]. Исчислен НДФЛ с пособия по временной нетрудоспособности 390 руб. [(1000 + 2000) х 13%]. Фактически заработная плата и пособие по временной нетрудоспособности были перечислены работнику 15.06.2016 г. в размере 13 050 руб. А также 15.06.2016 г. был удержан и перечислен в бюджет НДФЛ в размере 1950 руб.

Расчет по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. заполняется следующим образом: В разделе 1 операции по выплате доходов в виде заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности отражаются в строках 020, 040, 070. При этом операция по выплате заработной платы за май 2016 года в разделе 2 отражается по строке 100 - 31.05.2016, по строке 110 - 15.06.2016, по строке 120 - 16.06.2016, по строке 130 - 10000, по строке 140 - 1300. Операция по выплате пособий по временной нетрудоспособности в разделе 2 отражается по строке 100 - 15.06.2016, по строке 110 - 15.06.2016, по строке 120 - 30.06.2016, по строке 130 - 3000, по строке 140 - 390. Операция по выплате дохода в виде доплаты до среднего заработка на период нетрудоспособности по коллективному договору в разделе 2 отражается по строке 100 - 15.06.2016, по строке 110 - 15.06.2016, по строке 120 - 16.06.2016, по строке 130 - 2000, по строке 140 - 260.

«Переходящие» пособия по временной нетрудоспособности (письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984). В случае если доход в виде пособия по временной нетрудоспособности, начисленный работнику за июнь, фактически перечислен в июле, основания для отражения данной операции в строках 020 и 040 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. отсутствуют. Данная операция подлежит отражению в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ за девять месяцев 2016 г.

При заполнении раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ за девять месяцев 2016 г. операция по выплате в июле указанного дохода отражается следующим образом:

По строке 100 - 05.07.2016;

По строке 110 - 05.07.2016;

По строке 120 - 01.08.2016 (с учетом п. 7 ст. 6.1 НК РФ, первый рабочий день, следующий за сроком перечисления налога);

По строкам 130, 140 - соответствующие суммовые показатели.

Определение периода, за который выплачен доход, для целей заполнения формы 2-НДФЛ и расчета 6-НДФЛ (письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984). Период, за который выплачен доход, определяется по дате фактического получения дохода с учетом положений ст. 223 НК РФ. Например:

Заработная плата за декабрь 2015 г. выплачена работнику в январе 2016 г. Период, за который выплачен доход - декабрь 2015 г.;

Выплата по договору гражданско-правового характера за услуги, оказанные 22.12.2015, произведена 01.02.2016. Период, за который выплачен доход - февраль 2016 г.;

Отпускные работнику за ежегодный оплачиваемый отпуск с 01.07.2016 по 14.07.2016 перечислены 27.06.2016. Период, за который выплачен доход - июнь 2016 г.

Перерасчет отпускных в 6-НДФЛ за полугодие (письмо ФНС России от 24.05.2016 № БС-4-11/9248). В случае, когда организация (налоговый агент) производит перерасчет суммы отпускных и, соответственно, суммы налога на доходы физических лиц, то в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ отражаются итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета. Если компания доплатила или удержала отпускные, в разделе 1 6-НДФЛ за полугодие надо указать доход с учетом пересчитанной суммы. Например, если работник в марте взял отпуск авансом, а в июне уволился, его доход уменьшился. В разделе 1 6-НДФЛ за полугодие следует показать доход за минусом отпускных. А в строках 040 и 070 - уменьшить налог, который ранее исчислен и удержан с отпускных. Например: в марте работник ушел в отпуск авансом и получил 20 000 руб. А в апреле он уволился. Отпускные уменьшены на 8000 руб. С начала года начислено и выдано 400 000 руб.

В строке 020 6-НДФЛ за полугодие указывается сумма 392 000 руб. (400 000 – 8000). А в строках 040 и 070 - 50 960 руб. (392 000 руб. х 13%).

Выплата премии (не к юбилею) (письмо ФНС России от 08.06.2016 № БС-4-11/10169@). Дата фактического получения дохода в виде премии определяется как день выплаты дохода в виде премии налогоплательщику, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банке. Если работнику доход в виде премии в размере 10 000 руб. выплачен 18.03.2016, данная операция отражается в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал 2016 г. следующим образом:

По строке 100 указывается 18.03.2016;

По строке 110 - 18.03.2016;

По строке 130 - 10 000;

По строке 140 - 1300.

Стандартные вычеты превышают доход (письмо ФНС России от 05.08.2016 № ГД-4-11/14373@). Работнику 5 мая 2016 г. выплачен доход за выполнение трудовых обязанностей в размере 6750 руб., при этом сумма предоставленных стандартных налоговых вычетов на детей превышает размер самого дохода.

В случае отсутствия иных произведенных в указанную дату выплат данная операция отражается в строках 020, 030 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. При этом в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. данная операция отражается следующим образом: по строке 100 указывается 05.05.2016, по строкам 110, 120 - 00.00.0000, по строке 130 - 6750, по строке 140 - 0.

Отражение в 6-НДФЛ имущественных и стандартных вычетов (письмо ФНС России от 20.06.2016 № БС-4-11/10956@). Если в марте 2016 г. сотруднику предоставлен имущественный налоговый вычет в сумме 100 000 руб. за февраль 2016 года и начислен оклад за март месяц в сумме 100 000 руб., по строке 130 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал 2016 г. указывается полная сумма дохода, а именно 100 000 руб.

Если за февраль сотруднику начислен оклад 10 000 руб. и предоставлен стандартный налоговый вычет в размере 1400 руб.), в расчете по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2016 г. по следующим строкам указывается:

По строке 020 - 10 000;

По строке 030 - 1400;

По строке 040 - 1118;

По строке 070 - 1118;

По строкам 100-120 - соответствующие даты;

По строке 130 - 10 000;

По строке 140 - 1118.

Доходы в виде материальной выгоды от экономии на процентах (письмо Минфина России от 02.02.2016 № 03-04-06/4762). Доход в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование заемными (кредитными) средствами, с 2016 г. определяется в последний день каждого месяца, в котором действовал договор займа (кредита), вне зависимости от даты получения такого займа (кредита), и от того, в какой из дней месяца было прекращено долговое обязательство.

Изложенный порядок применяется и в случаях, когда проценты по условиям договора были начислены, но не уплачены до 1 января 2016 г.

Выплата заработной платы частями (письмо Минфина России и ФНС России от 24.03.2016 № БС-4-11/4999). Если заработная плата за первую половину января (аванс) выплачена 20 января, с нее налог не исчисляется. Если заработная плата, начисленная за январь, выплачена частично 10 февраля, а остальная часть зарплаты выплачена 15 февраля, в данном случае перечислять удержанный налог с сумм зарплаты следует не позднее 11 февраля и 16 февраля соответственно.

Заполнение 6-НДФЛ при выплате дивидендов (письмо ФНС России от 09.08.2016 № ГД-4-11/14507). Если налоговый агент начинает проводить операцию в одном периоде, а заканчивает в другом, операция отражается в разделе 2 расчета за период, в котором она завершена. ФНС России рассмотрела ситуацию, когда дивиденды выплачивались в июне, а налог с такого дохода был перечислен в июле. В этом случае в разделе 1 расчета за полугодие заполняются строки 020, 040, 070. В 6-НДФЛ за девять месяцев операция отражается в разделе 2.

1 Утверждена приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ «Об утверждении формы расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, Порядка ее заполнения и представления, а также Формата представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в электронной форме».

К сожалению, Налоговым кодексом РФ не урегулирована ситуация, которая довольно часто встречается на практике – как заполнить 6-НДФЛ по двум ОКТМО. Это когда сотрудника переводят из одного подразделения организации в другое, а они зарегистрированы на территориях, относящихся к различным кодам ОКТМО. Как в этом случае платить подоходный налог и указывать в 6-НДФЛ разные ОКТМО? Об этом идёт речь в нашей консультации на примере нескольких ситуаций.

Разъяснения ФНС

Налоговая служба России выпустила письмо от 14 февраля 2018 года № ГД-4-11/2828, в котором объяснила, какой ОКТМО указывать в 6-НДФЛ, если персонал мигрирует по обособленным подразделениям своего работодателя.

Ниже в таблице мы собрали комментарии чиновников про заполнение 6-ндфл при переводе в другое обособленное подразделение того или иного сотрудника.

№	Ситуация	Вопросы	Позиция ФНС
1	До 15.01 сотрудник работает в подразделении компании, которая зарегистрирована на территории, относящейся к ОКТМО-1, с 16.01 он работает на территории ОКТМО-2. Зарплату рассчитывают в конце месяца за месяц.	Должно ли каждое обособленное подразделение (далее – ОП) отдельно платить НДФЛ и сдавать отчетность?	Поскольку работник до 15.01 выполняет трудовые обязанности в ОП с ОКТМО-1, а с 16.01 в ОКТМО-2, налог перечисляют в соответствующие бюджеты по обоим местам нахождения ОП – ОКТМО-1 и ОКТМО-2 с учетом фактически полученных доходов от соответствующего ОП. Соответственно, налоговый агент сдаёт два расчета 6-НДФЛ: по месту нахождения ОП с ОКТМО-1 и ОКТМО-2.
2	В январе сотрудник работает в ОП, зарегистрированном на территории ОКТМО-1. В январе же он подает заявление на отпуск с 01.02.2018 по 15.02.2018. Выплата (перевод денег в банк или выдача через кассу на территории ОКТМО-1) происходит 31.01.2018. Затем с 01.02.2018 работник переводится в ОП с ОКТМО-2.	При заполнении 6-НДФЛ к какому ОКТМО отнести отпускные и налог?	Поскольку оплату отпуска производит ОП с ОКТМО-1, то данную операцию отражают в расчете, который сдаёт ОП с ОКТМО-1
3	В январе сотрудник работает в ОП с ОКТМО-1. В январе он подает заявление на отпуск с 01.02.2018 по 15.02.2018. Выплата (перевод денег в банк или выдача через кассу на территории ОКТМО-1) происходит 05.02.2018. Но с 01.02.2018 он переводится в ОП с ОКТМО-2.
4	В январе сотрудник работает в ОП с ОКТМО-1. В январе он подает заявление на отпуск с 25.01.2018 по 15.02.2018. Выплата (перевод денег в банк или выдача через кассу ОКТМО-1) происходит 31.01.2018. Затем с 01.02.2018 он переводится в ОП с ОКТМО-2.
5	В январе сотрудник работает в ОП с ОКТМО-1. Затем с 01.02.2018 он переводится в ОП с ОКТМО-2. В феврале ему доначисляют недополученную з/п по работе в ОП с ОКТМО-1. Доплату делает подразделение с ОКТМО-1.	При заполнении 6-НДФЛ к какому ОКТМО и к какому месяцу отнести доплату и соответствующую сумму НДФЛ? Как заполнить 6-НДФЛ, если изменить условия примера, чтобы указанную доплату делало ОП с ОКТМО-2?	Если оплату труда (либо пособие по временной нетрудоспособности, оплату отпуска), доначисленных за время работы в ОП с ОКТМО-1, делает это же ОП, то данную операцию в расчете 6-НДФЛ отражает для сдачи ОП с ОКТМО-1. Если выплату указанных доходов производит ОП с ОКТМО-2, эту операцию отражает в расчете при сдаче ОП с ОКТМО-2. Доначисленную оплату труда отражают в том месяце, за который эти суммы начислены. А больничное пособие и оплату отпуска – в том месяце, в котором они непосредственно выплачены (ст. 223 НК РФ).
6	В январе сотрудник работает в ОП с ОКТМО-1. Затем с 01.02.2018 он переводится в ОП с ОКТМО-2. В феврале идет доначисление не по з/п (например, отпускные или выплаты по больничным) за время работы ОП с ОКТМО-1 (причем отпуск/больничный первоначально оплачен в январе в ОП с ОКТМО-1). Доплату делает подразделение с ОКТМО-1.	При заполнении формы 6-НДФЛ к какому ОКТМО и к какому месяцу отнести сумму такой доплаты по отпуску (больничному) и сумму НДФЛ? Как заполнить форму 6-НДФЛ, если изменить условия примера, чтобы указанная доплата осуществлялась подразделением с ОКТМО2?
7	В январе сотрудник работает в ОП с ОКТМО-1. Затем с 01.02.2018 он переводится в ОП с ОКТМО-2. В феврале ему проводят доплату по зарплате за работу на территории ОКТМО-1 и/или по любому другому виду дохода. Доплату делает подразделение с ОКТМО-1.	Необходимо ли при заполнении 6-НДФЛ сумму налога по доплате з/п и (или) любого другого вида дохода разделять между подразделениями с ОКТМО-1 и ОКТМО-2?
8	В январе сотрудник работает в ОП с ОКТМО-1, а с 01.02.2018 – в ОП с ОКТМО-2. В январе ему предоставлен отпуск. На основании приказа в компании в феврале проведена серьёзная индексация зарплаты с 01.01.2018. Выплата происходит в период работы на территории с ОКТМО-2 через кассу на территории с ОКТМО-2.	Как отразить проведение индексации за период работы на территориях с ОКТМО-1 и ОКТМО-2?	Поскольку выплату дохода в виде индексации зарплаты производит ОП с ОКТМО-2, то данную операцию отражают в 6-НДФЛ, который сдаёт ОП с ОКТМО-2.
9	В январе сотрудник работает в ОП с ОКТМО-1, а с 01.02.2018 – в ОП ОКТМО-2. В январе ему предоставлен отпуск. На основании приказа в компании в феврале проведена индивидуальная индексация зарплаты с 01.01.2018. Выплата происходит в период работы на территории с ОКТМО-2 через кассу на территории с ОКТМО-2.

На практике перед бухгалтером часто стоит дилемма, как сдать 6-НДФЛ при разных ОКТМО. Особенно если имеют место в рамках одного расчёта 6-НДФЛ разные ОКТМО в одной налоговой.

При изменении юридического адреса возникает много трудностей. Помимо того, что нужно своевременно уведомить государственные органы, важно еще правильно представлять все декларации, сведения и уплачивать НДФЛ. Рассмотрим пошагово процесс представления справок 6 НДФЛ в случае переезда в середине отчетного периода.

Декларация 6 НДФЛ представляется в налоговые органы ежеквартально в обозначенные законодательством сроки. На титульной странице указывают коды КПП и ОКТМО. При изменении юридического адреса коды изменятся. Разъяснения по отражению сведений в этих полях представлены в отчете 6 НДФЛ № ММВ 7-11-450.

В пункте 1.10 указано, что при формировании декларации 6 код ОКТМО устанавливается отдельно для юридических адресов компании. Кроме того, для подразделений, с отдельным шифром и для головной организации представляют отчет 6 НДФЛ по кодам в соответствующие инстанции.

Для каждого ОКТМО при смене юр адреса важно сдавать отдельные декларации по новому месту налогового учета.

Расчет 6 НДФЛ заполняется с указанием, соответствующим КПП в свидетельстве о постановке на налоговый учет и вносится на момент формирования сведений по НДФЛ. Это разъяснено в пункте 2.2 Порядка заполнения отчета. Нормы определены и для головной компании и для филиалов.

Таким образом, на основании положений, писем и разъяснений Министерства финансов и Федеральной налоговой службы, после переезда агент предоставляет в налоговый орган два отчета:

В первом отчете указывает сведения по показателям до переезда с указанием старого ОКТМО и КПП;
второй отчет заполняет только по операциям, произведенным после изменения юр адреса. Соответственно, прописывает новые коды и представляет только туда, куда компания переехала. Такой порядок действует согласно письму БС 4-11-25114.

В письме ФНС указывает, что после снятия с учета в налоговые органы по адресу новой регистрации компании из-за замены местоположения, инспектор передает карточку «Расчеты с бюджетом». Одновременно передаются сведения о задолженности или переплате НДФЛ. После чего открываются две карточки расчета с бюджетом: для старого и нового ОКТМО.

При заполнении декларации правильно указать код налогового периода, если будет реорганизация или ликвидация предприятия.

Как сдавать декларацию 6 НДФЛ при смене юридического адреса

Компания изменила юр адрес 10 июля 2017 года. Как в таком случае сдавать декларацию за 9 месяцев и год? Какой ОКТМО нужно указывать? И как правильно уплачивать налоги и представлять отчетность в следующие периоды?

Для данной ситуации декларацию за 9 месяцев нужно представлять отдельно до 10 июля с указанием старых ОКТМО и КПП и отдельно для периода после переезда с указанием новых кодов.

Декларации по НДФЛ представляют в инспекцию по новому месту нахождения организации:

Отдельно за период с 01.01.2017 по 09.07.2017 с указанием старого ОКТМО;
отдельно для отчета с 10.07.2017 и до конца года – нового ОКТМО.

НДФЛ в отношении периода прежней регистрации уплачивать следует с указанием ОКТМО, который действовал до переезда. Если срок перечисления наступил уже после переезда, в платежных документах указывают новый код.

Если изменение юридического адреса не связано со сменой инспекции

В феврале организация поменяла юридический адрес, инспекция при этом осталась та же. Иными словами, организация переехала в пределах одного района. Изменился только код ОКТМО.

До постановки на налоговый учет после переезда все платежи в казну были выполнены по – предыдущему ОКТМО. Перед изменением адреса произведена сверка с бюджетом.

В марте компания перечисляла подоходный налог на новый ОТКМО.

Как для данной ситуации представлять отчет за 1 квартал? Возникают вопросы по заполнению 1 раздела.

Ответ

Заполнение 2 раздела следует выполнять на двух отчетах, отдельно по старому коду до даты переезда, и отдельно для платежей, произведенных после переезда с указанием нового ОКТМО.

Заполнение 1 раздела также необходимо разделить на 2 отчета. В одном – показать сведения в полях 020, 040 и 070 нарастающим итогом сначала отчетного года. Во втором отчете нужно отчитываться о доходах нарастающим итогом с даты переезда и до конца года.

Налоговый инспектор самостоятельно сложит данные из двух форм. В случае возникновения вопросов, можно будет пояснить, что после переезда было представлено два расчета отдельно для каждого периода согласно нормам действующего законодательства.

Что делать, если отчет сдан в другую налоговую инспекцию

Если декларацию по НДФЛ сдали не в ту инспекцию, это расценивается как не поданный в срок отчет. Фискальные органы вправе применить санкции. При обнаружении ошибки, нужно сразу аннулировать неверно составленный бланк и представить его в налоговую инспекцию по месту новой регистрации в доработанном виде.

Штрафы за нарушение сроков представления формы 6

Штрафные санкции могут быть предъявлены в случае, если декларация в срок не поступила в фискальные органы. В данном случае роли не играет, что сведения представлены в разные налоговые инстанции. Для компании это обойдется в 1000 руб. за каждый месяц просрочки. Эта норма установлена в НК ст. 126 п. 1.2. Кроме того, за данное нарушение может быть наложено взыскание на должностное лицо, которое отвечает за своевременность подачи декларации в размере 300-500 руб. согласно КоАП ст. 15.6 ч. 1.

Если в инспекцию не поступили письма в произвольной форме о причинах непредставления расчета, налоговики могут принудительно заблокировать расчетные счета по истечению 10 рабочих дней после окончания срока сдачи.

Если после подачи расчета на бумажном носителе инспекторы расценивают как неправомерную сдачу отчета, это будет стоить для организации согласно НК ст. 119.1 200 руб.

Если организация подала нулевой отчет в налоговую инспекцию, там обязаны принять. Рекомендуется уведомлять органы налоговой службы об отсутствии данных за календарный год. Это поможет избежать ошибочной блокировки счета.

Однако если доходы начислены за период, хотя бы в одном месяце, отчет представляется ежеквартально.

Перед тем, как заполнить 6 ИФНС, начиная с отчета за 2017 год нужно внимательно сверить коды места представления. Новая таблица приведена ниже.

Обратите внимание, что в 2018 году из-за выходных и праздничных дней перенесены сроки представления декларации 6 НДФЛ за 1 квартал.

Заключение

Налоговые агенты обязаны представлять расчет в фискальные органы. Только отсутствие начисления доходов сначала года дает право не отчитываться перед ИФНС. Если меняется налоговая инспекция, следует до конца отчетного года представлять информацию на двух бланках с указанием старого и нового ОКТМО.